今回の記事では、私が働いていた総務課のある一日の業務内容について紹介したいと思います。
「総務ってどんな仕事してるの？」
「ずっと座ってパソコン触ってるだけじゃないの？」
など、総務の仕事について興味や疑問を持っている人に向けて、少しでも理解いただければ嬉しいです。
あくまで私の経験した会社での例なのでご参考までに。
シムこんにちわ、シムです。Twitter（X）もやっています。
始業～午前中
まず朝は朝礼からスタート。
事業所の全社員集まって、その日の欠勤者や出張者の確認を行います。
その他、その日の来客情報や会議の予定、外出状況などを周知し、共有します。
総務課はその朝礼の取りまとめを担当していて、「予定ありますか？休みの人いますか？」と音頭をとります。
朝礼が終わり次第、自分のデスクに戻りメールチェックします。
メールの内容を確認し、必要に応じて返信を行います。
10時くらいになると外部からの郵便物、宅急便が届くので、受け取り次第、各部署へ配布します。社内郵便局みたいなものです。
その後、この日は月初だったので、従業員の前月分の勤怠チェックや給与処理を見ていきます。
従業員の勤怠データに不備があれば職長に連絡して詳細確認した上で修正を加えます。
その他、直近に採用案件があったので転職エージェントや求職者とのやり取りを済ました。
そんなこんなで午前中はあっという間に過ぎてしまうことが多いです。
午後から１５時まで
お昼休憩が終わったら再度メールチェックします。
午前中と同じように、至急対応すべきものがあればすぐに対応します。
この日は昼から受入派遣従業員の方との月1回の面談があったので、派遣会社の担当者の来客対応がありました。
受入派遣社員の方が、現在の働いている環境に不満はないか、従業員間でトラブルがないか、その他の心配ごとがないかを確認し、次回も派遣期間を更新したい旨を伝えて打ち合わせは終了しました。
１５時～定時
この日は、月1回の安全衛生委員会が１５時にありましたので出席します。
総務課は安全衛生委員会の事務局として司会進行を行ったり、議事録係として担当します。
安全衛生委員会終了後に、会議で話し合った内容を議事録を取りまとめ、議長に内容確認の上、会議出席者へ配布を行いました。
そのあと、１６時から掃除当番だったので社内の掃除をしました。
社内の清掃は、トイレ掃除に始まり、各フロアに掃除機を軽く掛けて終了です。本格的な掃除は一気に大掃除にやります(笑)
さて、そろそろ定時の１７時が近づいてきて嬉しい気持ちになります。
最後にメールチェックします。その日のうちに返信すべきメールが無いか確認し、明日のおおよそのスケジュールを考えます。
その他、今日一日やり残したことがないか、改めて確認して退社します。
特に何もなければチャイムが鳴り次第、帰宅します。突発的な業務が無ければ残業はほとんどありません。
お疲れ様でした。
まとめ
今回取り上げたのは、実際にあった私の会社のリアルな一日の流れです。
日によっては、打ち合わせや採用面接がたくさん入っていて終日、自席にいないこともあります。
また、採用活動などで1日外出することもあります。
総務の仕事は非定期的な業務も多くあり、その日、その週、その月ごとに合わせて臨機応変にスケジュールを立てることが多いです。
もちろん会社規模や業種、担当職種によって大きく変わってきますね。
この記事を見て少しでも総務の仕事に興味が湧いてくれたら嬉しいです。
