皆さんは、お客さんや同僚に間違ったメール送ってしまった経験はありませんか？
送信ボタンを押してから、「会社名が間違っている！」とか「宛先間違えた！」などの声を耳にしますし、私自身もやってしまったことがあります。
特に急いでる時はこういったミスが起きやすい傾向にあります。
ミスのたびに、再度訂正メールを打つのは手間ですし、何よりも相手にも時間を取らせることになります。
今回の記事では、そんなメール送信時のミスを減らすための、メールを送る前に絶対にやっておくべきことを３つ伝えたいと思います。
いきなり結論を書きますね。
・送信先（アドレス）を確認する
・添付ファイルが貼っているか確認する
・メールが完成した後に読み直す
どれも当たり前で、基本中の基本のことですよね。
でも、全て疎かになっていませんか？
この３つのことを実践すればメールの送り間違えや再送信が激減することは間違いないです。
ここからは何故この3点に気をつけるべきか、詳しく書いていくから最後まで見ていってください。
シムこんにちわ、シムです。Twitter（X）もやっています。
送信先（アドレス）を確認する
初めてメールを送る相手の時はメールアドレスを打ち間違えないように注意しましょう。
アドレスを間違えるとエラーでメールが届かないのはもちろんですが、
最悪の場合、まったく関係のない人がそのメールを受信してしまう可能性すらあります。
また、アドレス帳からメールアドレスを選ぶときでも同性の人には注意して、しっかり確認することが大事です。
またメールアドレスだけではなく、本文中のお客さんの会社名や部署名、役職等も見ておきましょう。
会社名や名前、役職を間違えてしまうことは失礼にあたります。前株や後ろ株、漢字変換にも気を配りましょう。
添付ファイルが貼っているか確認する
メールの本文に「添付ファイルを確認してください」と書いたものの、
肝心の添付ファイルを貼り付け忘れているパターンです。
これは未だに私も時々やってしまうミスです。
このミスを防ぐために、メール本文を作る前に、まず添付ファイルを貼ってから文章を打ち始めることをオススメします。これでもう添付忘れはないでしょう。
そして文章が完成したら、もう一度、添付ファイルの内容をクリックして確認します。
添付ファイルの内容が自分の送りたい書類になっているか、念の為、確かめるためです。
たまに似た名前の関係のないでデータや編集前の古いファイルが添付されていることがあるので。
シム昔、「見積書」と「請求書」を間違えて送ってしまったことがある
メールが完成した後に読み直す
「メールが完成した！よし早速、送ろう！」
気持ちは分かりますが、ちょっと落ち着いてください。
送信ボタンを押す前に、以下の点に注目して、メール全体の文章を読み直しをしましょう。
これらの見直しをすることで、誤字脱字が見つかったり、「なんかメールの内容があやふやだなぁ・・・」
と気づかされたりすることがよくあります。
送信ボタンをすぐに押したい気持ちを抑えて、冷静に全体を読み直しをして、おかしなところがないか見てみましょう。
【まとめ】それでもミスはする
これだけ慎重に確認していてもメールでのミスはよく起こります。
その原因はやっぱり「慣れ」です。
最初は注意深く、用心しながら作成していたメールも、時間がない場合、たくさんのメールをすぐに送らないといけないときは、見直しや確認が手抜きになります。
見直しは当たり前すぎる行動が故に忘れやすいんてますよね。
確認作業を忘れないようにするため、パソコンディスプレイに付箋メモなどで、
「メール送信前の確認を必ず行うこと！」と大きく書いておきましょう。
目のつくところにそのようなメモがあれば思い出すものです。ちなみに私も今でもそうしています。
ぜひ今日から実践してみてください。
