「お客さん宛てのメールの作り方に時間がかかる」
「結局何が言いたいメールになってしまう・・・」
こういった質問を若手社員や新入社員の人から受けることがあります。
ビジネスメールを作るのって簡単なように見えて、苦手にしている方多いようですね。
言われてみれば私が入社したての頃、あーでもない、こーでもないと四苦八苦したのを思い出しました。
しかし、コツさえ掴んでしまえば息をするようにサクサクっと作れようになるので安心してください。
今回はそんなメール作成のコツを記事にしてみます。
結論から言うと以下の2点を守ることが大事です。
・とにかくシンプルな文章を作る
・それをブロック（型）に嵌めていく
では具体的に説明していくから最後まで見ていってください。
シムこんにちわ、シムです。Twitter（X）もやっています。
要件だけが伝わるシンプルな文書を作ること
そもそも皆さんは完璧なメール文書を作ろうと考えすぎだと思っています。
メールってコミュニケーションの1つなので、相手に要件が伝われば十分なんですよね。
凝った表現は不要であり、難しい表現はメールの内容を邪魔するものにもなりえます。
ようは短く切った簡単な文書を繋げるだけで良いのです。
ブロック（型）に嵌めていく
さっきは、短くてシンプルで要件が伝わる文章を作ることが大切だとお伝えしました。
これでメールは５０％完成と思っています。割と本気で。
残り５０％をどう仕上げていくかというと、作った文章をブロック（型）ごとに嵌めていくだけです。
詳しくいうと、メールの「ブロック（型）」はだいたい次の５に分かれています。
これらを踏まえて、具体的にメールを作ってみましょうか。
実際メールを作ってみる
①宛先
これは超簡単です。
メール送信先の会社名や部署名などの情報を載せるだけですね。
相手先の名前や会社名に誤字脱字があると失礼になるので漢字変換などのミスが無いか確認しましょう。
【①宛先】
○○株式会社
営業部営業１課 ◎◎様
②あいさつ文+自己紹介
こちらも簡単です。
お客さん向けであれば、「いつもお世話になっております」でＯＫです。
社内向けであれば、「お疲れ様です」、「おはようございます」「ご安全に」など。
相手に合わせた定型文をいくつか準備しておくと良いでしょうね。
それに加えて、自分の名前や所属を書くことで「誰からメールが来たのか」が分かるため、相手の注意をひきつけることが出来ます。
【②あいさつ文】
いつもお世話になっています。
シムラボ商事総務部のシムです。
担当者「おっ、シムラボ商事のシムさんからのメールだ」
③要件（結論）
ここからは少し難易度が上がりますが、いたってシンプル。
伝えたい要件を一文でまとめることを心がけましょう。
なぜ、このメールを送ったのか。どういう用事があって連絡したのかを明記する。長くなりすぎないように注意しましょう。
相手が「ああ、あの件か！」とピンと来るようにしてください。
【③要件（結論）】
先日、注文申し上げておりましたプリンタ用トナーの納期についてのご相談です。
担当者ああ！注文もらっていたトナーの納期の件か！！
補足説明
要件だけで内容が伝わるのであればここは飛ばしても構いません。
相手がさらに理解しやすくなる情報があれば、このパートに書いてほしいです。
【④補足説明】
（注文番号「No.123-12345」でトナーの色は黒・赤・黄色の各１本ずつです）
要望
最後は要望を詳しく書きましょう。要件と少し連動していますね。
受け取ったメールを見て、相手にどういう行動をして欲しいのか具体的に伝えましょう。
【⑤要望】
最短納期でお願いしておりましたが、緊急で今週の水曜日までに揃える必要が出てきました。
ご対応の可否を今日中にお電話でお返事いただきたく、ご確認願います。
シム要は注文していたトナーが水曜までに届くか電話連絡が欲しいってことだね
まとめ
では完成したメールを全体で見てみましょう。
○○株式会社
営業部営業１課 ◎◎様
いつもお世話になっています。シムラボ商事総務部のシムです。
先日、注文申し上げておりましたプリンタ用トナーの納期についてのご相談です。
（注文番号「No.123-12345」でトナーの色は黒・赤・黄色の各１本ずつです）
最短納期でお願いしておりましたが、緊急で今週の水曜日までに揃える必要が出てきました。
ご対応の可否を今日中にお電話でお返事いただきたく、ご確認願います。
どうだろう、見やすいと思いませんか？
文章の一文一文はシンプルで少し拙い印象ですが、並べてみるとそれなりに見えますよね。
これは比較的簡単な内容メールなので、そこまで難しくないと思います。
メールの難易度が多少変わったとしても、メールのほとんどはこのような構成になっているから、型にあてはめていくだけで完成に近づくと思います。
最初はメール作成に時間がかかるかもしれないが、やっていくうちに必ず上達する。
毎日誰かにメール送っていれば、頭で考えなくてもスラスラ作ることができるようになるから安心してください。
メールを作成に行き詰ったときは「シンプルな文を作り」、「ブロックに嵌めていく」ことを思い出して実戦してください。
